Les bracelets lumineux et les petits-fours dans les OF et les CFA

Célébrer la réussite, obtenir son diplôme ou son titre, avec les applaudissements ! 

Voilà un moment très attendu dans la vie d’un étudiant : la soirée de la remise des diplômes… avec, pourquoi pas, un bracelet lumineux au poignet et un petit-four à la main… et un tee-shirt à l’effigie de l’école.

Cependant, dans les organismes de formation en alternance et les CFA, il ne s’agit pas d’étudiants mais d’apprentis ou de stagiaires en contrat de professionnalisation, dont la formation est en grande partie financée par les opérateurs de compétence, grâce à la contribution unique des entreprises à la formation professionnelle (incluant la taxe d’apprentissage).

Dans les contrôles DR[I]EETS à l’égard des organismes de formation en alternance (CFA), les frais engagés pour l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes (notamment les frais de traiteur, d’animateurs, de tee-shirt, d’éléments décoratifs, etc…) entraînent nécessairement la question du (potentiel) rejet de dépenses sur le fondement de l’article L. 6362-5 du code du travail.

En effet, le redoutable article L. 6362-5 du code du travail exige des organismes de formation (CFA) de prouver, en cas de contrôle administratif et financier DR[I]EETS, le « rattachement » et le « bien-fondé » des dépenses engagées par rapport aux activités conduites dans le champ de la formation professionnelle et de l’apprentissage.

À défaut de prouver ce « rattachement » et ce « bien-fondé », les dépenses sont rejetées sur décision du Préfet de Région, ce qui signifie que l’organisme de formation (CFA) doit verser au Trésor Public une somme équivalente aux dépenses rejetées (avec solidarité de droit du dirigeant de fait ou de droit de l’organisme).

Les critères du « rattachement » et du « bien-fondé » des dépenses au sein des OF a donné lieu à une jurisprudence abondante depuis plus de trente ans, aux termes de laquelle l’organisme doit prouver non seulement la nature de la dépense engagée en prouvant son rattachement aux activités de formation, mais aussi et surtout l’utilité de la dépense par rapport aux activités de formation exercées, c’est-à-dire son « bien-fondé ».

S’agissant des frais de réception et d’animation, l’analyse du contrôle administratif et financier conduit souvent les agents de contrôle à rappeler que, en application de la loi, la charge de la preuve de l’utilité des dépenses pèse exclusivement sur l’organisme de formation.

Comment alors prouver que lesdites dépenses de réception et/ou d’animation engagées pour l’organisation d’une cérémonie de remise des diplômes sont utiles pour conduire les activités de formation au sein de l’organisme de formation ou du CFA ?

Une analyse purement administrative peut consister à rappeler qu’une cérémonie de remise des diplômes ne s’accompagne pas nécessairement de frais de réception, car les petits-fours et les rafraichissements, voire les services d’animation, les bracelets lumineux ou les tee-shirts, ne sont pas spécialement requis pour remettre des diplômes à des apprentis ou des stagiaires de la formation professionnelle.

Une analyse plus économique liée au secteur très concurrentiel du secteur de l’enseignement et de la formation consiste cependant à rappeler que la plupart des établissements d’enseignement et de formation organisent de véritables cérémonies en redoublant d’efforts pour que ces dernières marquent les esprits et assurent un moment de convivialité appréciés par les apprentis, les stagiaires, leurs parents, les enseignants, les personnels du CFA ou de l’OF, et les entreprises (employeurs).

Nombre d’opérateurs considèrent que les dépenses relatives aux services d’un traiteur, pour servir des rafraîchissements et des petits fours, voire recourir à un service d’animation, durant ce type de cérémonie ne s’inscrivent pas dans une utilisation qui puisse être jugée abusive des fonds qui sont versés par les opérateurs de compétences (OPCO).

Sauf que voilà : les textes qui régissent l’utilisation des fonds versés par les OPCO ne reposent pas sur le caractère « abusif » ou « somptuaire » de la dépense, mais uniquement sur le « rattachement » et le « bien-fondé » de la dépense, en d’autres termes son « utilité » par rapport aux activités conduites dans le champ de la formation professionnelle et de l’apprentissage (selon la jurisprudence bien connue du Conseil Constitutionnel N° 2012-273).

Il faut donc veiller à prouver l’utilité des fameuses dépenses de traiteur et d’animation par rapport à l’exercice de ces activités dans le champ de la formation professionnelle et de l’apprentissage.

Ce critère de l’utilité de la dépense est laissé à l’appréciation de l’autorité administrative en cas de contrôle, et il n’est pas toujours aisé de fournir les preuves qui permettraient d’éviter le rejet de ces dépenses.

Dans la gestion d’un contrôle DR[I]EETS, nous en sommes donc parfois réduits à faire en sorte de diminuer simplement le quantum des rejets de dépenses liées à ces frais de réception, en rappelant que le rejet de dépenses doit être calculé à due proportion :

• du nombre d’apprentis ou de stagiaires de la formation professionnelle, par rapport au nombre d’étudiants en formation initiale (ayant financé eux-mêmes leur parcours d’études sur leurs propres deniers),

• du quantum des fonds versés par les OPCO, par rapport au reste à charge des entreprises, puisque les fonds propres des entreprises ne peuvent pas être assimilés à des fonds publics.

Bien entendu, il ne s’agit pas d’une science exacte, et les appréciations des agents de contrôle DR[I]EETS sont réalisées au cas par cas, avec des positions qui peuvent parfois diverger d’une région à l’autre, voire d’un agent de contrôle à l’autre à l’intérieur d’une même administration régionale.

Nous tenions simplement à rappeler que ces sujets relatifs aux frais de réception sont susceptibles de poser des problèmes probatoires au regard des critères légaux susvisés en cas de contrôle DR[I]EETS.

Nous conseillons donc aux organismes de formation et aux CFA d’anticiper ces problèmes probatoires, et pourquoi pas, de faire en sorte d’innover comptablement en finançant ces frais de réception avec l’identification d’une contribution spécifique des entreprises destinée à financer les frais de réception liés à la cérémonie de remise des diplômes. Cette contribution spécifique pourrait, à travers la convention de formation, faire partie du reste à charge (RAC) de l’entreprise, de façon à écarter tout débat sur l’utilité des dépenses en cas de contrôle administratif et financier de la DR[I]EETS.